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Anwendungsbereiche

Optimaler Informationsfluss und effiziente Prozesse

bitfire datenmanagement 2DocuWare macht den unternehmensinternen Datenaustausch zwischen Mitarbeitern durch E-Mails, Verträge, Kundenanfragen, Rechnungen und technischen Plänen zum Kinderspiel. Alle täglichen Abläufe, wie Anfragen und jeglicher Datenverkehr wird vereinfacht, beschleunigt und findet, soweit gewünscht, papierlos statt.

Dabei sind alle Dokumente dauerhaft ohne Mehraufwand richtlinienkonform dokumentiert und per Knopfdruck abrufbar, anstatt in alten Ordnern zu verstauben.

Nicht nur tagelanges Warten auf Dokumente gehört so in vielen Abteilungen der Vergangenheit an.

Das System hat theoretisch fast unbegrenzte Einsatzgebiete, hier erhalten Sie eine Liste mit gänigen Anwendungsbereichen zur Verbesserung spezieller Geschäftsprozesse oder Abteilungen in Unternehmen.

 

Gewöhnliche Anwendungsbereiche:



Rechnungswesen


  • Geringere Recherchearbeit
  • Einhaltung gesetzlicher Anforderungen
  • Revisionssichere Archivierung
  • Besserer Cashflow
  • Höhere Skontoerträge

Elektronische Archivierung

  • Leichtes Wiederfinden von E-Mails sowie deren Anhänge mittels intelligenter Volltextsuche und nahezu vollautomatisch vergebenen Indexbegriffen
  • Nachvollziehbare Prozesse durch das revisionssichere Archivieren von E-Mails
  • Vollautomatische Archivierung von Mails aus E-Mail-Systemen (zum Beispiel Outlook und Lotus Notes) ohne Mehraufwand
  • Zugriff der Mitarbeiter von außerhalb über Internet-Server auf den Dokumenten-Pool und somit auch auf die archivierten E-Mails
  • Archivierung der Mails im txt-Dateiformat: Dadurch garantierte Lesbarkeit über Jahre hinweg
  • Überquellende Postfächer und überlastete E-Mail-Server gehören der Vergangenheit an
  • Erfüllung sämtlicher rechtlicher Anforderungen (zum Beispiel GDPdU)
  • Ergänzung von Indexbegriffen wie Firmenbezeichnung aus Adressbuch oder externen Datenquellen

Workflow

  • Durchgängige Arbeitsabläufe für mehr Produktivität und gesteigerte Wettbewerbsfähigkeit
  • Beschleunigte Geschäftsprozesse für schnellere Reaktionszeiten und besseren Kundenservice
  • Schnellere Rechnungslegung – höhere Liquidität
  • Motivierte Mitarbeiter durch Vereinfachung von Arbeitsabläufen
  • Hohe Bedienfreundlichkeit durch sehr einfache Steuerung der Arbeitsabläufe über Stempel
  • Höhere Datenqualität durch geringere Fehlerquellen und den Wegfall von Medienbrüchen
  • Mehr Rechtssicherheit durch Nachvollziehbarkeit der Prozesse über Jahre hinweg
  • Transparente Workflows mit Kontrolle des Prozessflusses durch Auflösen von Prozessblockaden


Projektteams

  • Weltweit  standortunabhängiger Zugriff auf alle Daten in Echtzeit
  • Datenzugriff unabhängig von Dateiformat und Datenquelle
  • Einfacher Aufbau virtueller Projektteams – Kostenreduktion und schnelle Projektrealisierung
  • Elektronische Stempel erfassen Kenntnisstand der Mitarbeiter – besseres Informationsmanagement und weniger Fehler
  • Nachvollziehbarkeit einzelner Projektschritte – erhöhte Rechtssicherheit
  • Schnellere Projektlaufzeiten – somit kürzere Time to Market

Vertrieb

  • Schnellere Informationsversorgung
  • Effizienterer Vertrieb
  • Bessere Wettbewerbsfähigkeit
  • Mehr Umsatzchancen
  • Intensivere Kundenbetreuung
  • Kürzere Durchlaufzeiten

Personalabteilung

  • Zugriff nur für Berechtigte
  • Dokumente sind jederzeit schnell verfügbar
  • Sichere Aufbewahrung von Dokumenten
  • Mehr Service für Mitarbeiter und Vorgesetzte
  • Reduzierter Platzbedarf

Fertigung und Qualitätssicherung

  • Lückenlose Fertigungsdokumentation - Eingrenzen von Haftungsrisiken
  • Erfassen aller Dokument- änderungen und Kenntnisstände - fehlerfreie Fertigung
  • Weltweit Zugriff in Echtzeit auf alle Daten - einfaches Bilden virtueller Projektteams
  • Reibungslose Produktionsprozesse - kurze Time to Market
  • Datenzugriff unabhängig von Dateiformat und Datenquelle
  • Revisionssichere Langzeit-Archivierung - mehr Rechtssicherheit
  • Reduzierung des Lagerplatzes für Akten um etwa 98 Prozent

Einkauf

  • Einfache Integration in Fremd-Applikationen z.B. ERP-Systeme
  • leichter Angebotsvergleich auf Klick
  • Alle Produktspezifikationen über Jahrzehnte im Griff
  • Beschleunigte Rechnungsfreigaben über verteilte Standorte hinweg
  • Revisionssichere Archivierung aller Belege
  • Reduzierter Lagerplatz

Unternehmensweiter Einsatz

  • Weltweiter Zugriff auf alle Dokumente mit einem Klick
  • Durchgängige Geschäftsprozesse und gesteigerte Produktivität
  • Sehr einfache Integration in Fremdanwendungen
  • Mitarbeitermotivation durch reduzierte Suchaufwände
  • Revisionssichere Archivierung
  • Reduzierter Platzbedarf

 

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