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was ist dms

Die Zukunft ist jetzt!

Überall auf nahezu jegliches Wissen zugreifen oder eine Nachricht in weniger als einer Sekunde um die Welt schicken, beides sind längst keine Zukunftsvisionen mehr. Obwohl man es vor Jahren noch für Zauberei hielt, ist es heute schon Alltag.

Kaum vorstellbar, dass man bei diesen technischen Möglichkeiten noch so viel mit Papier erledigt wird, wie es momentan in vielen Unternehmen der Fall ist. Von der Rechnung bis zur Verarbeitung, vor allem in kleinen bis mittelständischen Unternehmen werden Probleme noch mit dieser simplen Methode abgearbeitet.



Denken Sie manchmal darüber nach, dass Papierberge zu viel Zeit, Energie, Geld und Nerven kosten?

DokumentenmanagementViele Unternehmen nutzen nach wie vor die guten alten Ordner zur Ablage von Belegen jeglicher Art. Zum Verteilen dieser Belege wird dann gleich auch noch eine Laufmappe eingesetzt, die – meist schneckengleich durch das Unternehmen wandert.

Sucht man jetzt zusätzlich noch einen alten Beleg, um beispielsweise eine Garantieabwicklung vorzunehmen, muss dieser im Archiv manuell aus einem solchen Ordner herausgesucht werden oder dutzende Mitarbeiter durchfragen. Falls man Glück hat findet man sogar noch etwas halbwegs vollständiges und lesbares…  

Gesetzliche Pflichten werden kaum bis gar nicht eingehalten, Mitarbeiter wechseln ständig zwischen E-Mail und Papier hin und her, neue Dokumente müssen erstellt, ausgedruckt und abgelegt werden. Anfragen brauchen lange um beantwortet zu werden, Geschäftspartner müssen warten und Mitarbeiter suchen vergeblich nach archivierten Dokumenten. Ihre Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit leidet.

Was ist Papier?

Zahlreiche Beispiele aus dem Alltag zeigen: Papier ein Verbrauchsmaterial! Abläufe die noch mit Papier erledigt werden sind kaum mit modernen System vergleichbar.

Denn Papier: bitfire dokumentenmanagement

  • geht verloren
  • ist oft unvollständig
  • liegt herum
  • ist keine sichere Dokumentation
  • schwer gemeinsam erstellbar
  • ist im Umlauf
  • verursacht dauerhaft Kosten
  • ist oft schlecht lesbar

Wie hilft ein Dokumentenmanagement-System?

DocuWare ist ein einfaches Dokumentenmanagement-System, mit dem endlose Papierberge der Vergangenheit angehören. Es archiviert unternehmensweit Daten aus unterschiedlichen IT-Systemen rechtssicher an einer zentralen Stelle.

So kann jeder autorisierte Mitarbeiter sofort formatunabhängig auf alle Informationen zugreifen. Integration in bestehende Anwendungen und Systemkonfiguration sind Dank Internetzugriff ein Kinderspiel und weltweit jederzeit möglich.

DocuWare ist jedoch weit mehr als einen Ersatz von Papier. Es ist ein umfassendes Unternehmens-System zur effizienten Verarbeitung von Eingangsrechnungen, Dateien, E-Mails, Dateien oder Verträgen in der gesamten Firma.