Wie viel Zeit verbringt dein Unternehmen eigentlich mit Dokumenten?

Hand aufs Herz: Wie viele Rechnungen, Lieferscheine, Verträge oder Bestellungen landen täglich bei euch auf dem Schreibtisch oder im E-Mail-Postfach?

Und wie oft läuft danach immer noch derselbe Prozess ab?

Ein Dokument wird geöffnet. Informationen werden herausgesucht. Daten werden in andere Systeme übertragen. Anschließend wird das Dokument abgelegt oder an die nächste Person weitergeleitet.

Jeder einzelne Vorgang dauert vielleicht nur wenige Minuten. Doch über Wochen und Monate summiert sich daraus ein erstaunlich großer Aufwand.

Genau hier wird Intelligent Document Processing, kurz IDP, interessant.

Wenn Dokumente nicht mehr von Hand verarbeitet werden müssen

Stell dir vor, eine Rechnung geht per E-Mail ein.

Statt dass ein Mitarbeiter die Daten heraussucht und weiterverarbeitet, übernimmt die Software diesen Schritt automatisch. Sie erkennt, um welche Art von Dokument es sich handelt, liest die relevanten Informationen aus und übergibt diese direkt an den passenden Prozess.

• Eine Rechnung wird erkannt und zur Freigabe vorbereitet.
• Ein Lieferschein wird dem richtigen Vorgang zugeordnet.
• Ein Vertrag landet automatisch an der richtigen Stelle.
• Ohne langes Suchen. Ohne manuelles Abtippen.

Genau das ist die Idee hinter Intelligent Document Processing.

Was steckt hinter IDP?

Hinter dem etwas sperrigen Begriff verbirgt sich eine einfache Idee: Dokumente sollen nicht nur gespeichert, sondern auch verstanden werden.

Moderne KI-Technologien helfen dabei, Informationen aus Dokumenten automatisch zu erkennen und weiterzuverarbeiten. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Informationen aus Rechnungen, Verträgen, Formularen oder anderen Dokumenten stammen.

Das System erkennt relevante Inhalte selbstständig und sorgt dafür, dass sie dort ankommen, wo sie benötigt werden.

Für Mitarbeitende bedeutet das vor allem eines: weniger Routineaufgaben und mehr Zeit für die eigentliche Arbeit.

Digitalisierung ist mehr als ein digitales Archiv

Viele Unternehmen haben ihre Dokumente bereits digitalisiert. Papierordner wurden durch digitale Ablagen ersetzt und Dokumente lassen sich schneller finden als früher.

Das ist ein wichtiger Schritt.

Der eigentliche Mehrwert entsteht jedoch erst dann, wenn Dokumente nicht nur abgelegt, sondern aktiv verarbeitet werden.

Denn die Frage lautet heute nicht mehr:

„Wo ist das Dokument gespeichert?“

Sondern:

„Warum muss überhaupt noch jemand die Informationen daraus manuell übertragen?“

Genau an diesem Punkt setzen moderne Dokumentenprozesse an.

Warum das Thema gerade jetzt an Bedeutung gewinnt

Die meisten Unternehmen stehen vor ähnlichen Herausforderungen. Die Anforderungen steigen. Gleichzeitig fehlen häufig Zeit und personelle Ressourcen für wiederkehrende Verwaltungsaufgaben.

Viele Mitarbeitende verbringen jeden Tag Arbeitszeit mit Tätigkeiten, die notwendig sind, aber wenig zum eigentlichen Geschäft beitragen:

• Daten übertragen.
• Dokumente sortieren.
• Informationen suchen.
• Prozesse anstoßen.

Wenn diese Schritte automatisiert werden, entsteht echte Entlastung im Arbeitsalltag. Und genau das macht IDP für viele mittelständische Unternehmen interessant.

Für wen lohnt sich Intelligent Document Processing?

Besonders spannend ist das Thema für Unternehmen, die regelmäßig größere Mengen an Dokumenten bearbeiten.

Zum Beispiel:

• Eingangsrechnungen
• Lieferscheine
• Verträge
• Personalunterlagen
• Bestellungen
• Kundenanfragen

Denn bereits kleine Zeitersparnisse pro Dokument können sich über das Jahr hinweg deutlich bemerkbar machen.

Webinar-Tipp: Smarte Dokumentenprozesse mit KI

Wie moderne Dokumentenprozesse in der Praxis aussehen können, zeigt unser Partner Steigauf in einem kostenfreien Webinar.

Dort erfährst du, wie Unternehmen Dokumente automatisiert erfassen, verarbeiten und in bestehende Abläufe integrieren können.

Zum Webinar anmelden:

Fazit

Viele Unternehmen haben den ersten Schritt bereits geschafft und ihre Dokumente digitalisiert.

Der nächste Schritt besteht darin, die darin enthaltenen Informationen automatisch nutzbar zu machen.

Intelligent Document Processing hilft dabei, wiederkehrende Aufgaben zu reduzieren, Abläufe zu beschleunigen und Mitarbeitende spürbar zu entlasten.

Oder anders gesagt:

Wenn Dokumente bereits digital vorliegen, sollten sie nicht nur gespeichert werden. Sie sollten auch mitarbeiten.

Gemeinsam mit unserem Partner Steigauf unterstützen wir Unternehmen dabei, moderne Dokumentenprozesse aufzubauen und Potenziale für Automatisierung und KI im Dokumentenmanagement zu identifizieren.

Du möchtest wissen, welche Möglichkeiten es in deinem Unternehmen gibt? Dann sprich uns gerne an. Gemeinsam schauen wir uns an, wie sich Dokumentenprozesse vereinfachen und effizienter gestalten lassen.