Endlich papierlos! Büro digitalisieren und nachhaltiger werden in 5 Schritten

Kennen Sie das auch? Überall stapeln sich Aktenordner, Dokumente gehen verloren und der Platz im Büro wird knapp. Es gibt eine Lösung, um diese papierbasierten Probleme ein für alle Mal zu beseitigen: das papierlose Büro.

Aber wussten Sie schon, dass ein digitalisiertes Büro nicht nur finanzielle Vorteile und eine bessere Organisation bietet, sondern auch einen positiven Einfluss auf die Umwelt hat? Wir finden, es ist höchste Zeit, den Blick auf Nachhaltigkeitsaspekte zu richten.

In diesem Artikel erfahren Sie deshalb mehr über die Vorteile eines papierlosen Büros für Ihr Unternehmen und die Umwelt. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Schritt für Schritt Ihr Büro digitalisieren und so einen wichtigen Beitrag zum Umweltschutz leisten können.

Beim papierlosen Büro ist der Name Programm:  Die gesamte Dokumentation und Kommunikation eines Unternehmens erfolgt digital. Auf physisches Papier wird komplett verzichtet. Das Konzept des papierlosen Büros ist nicht neu: Es existiert schon seit den späten 90er Jahren. Damals waren die verfügbaren Lösungen allerdings noch sehr begrenzt und verhältnismäßig teuer. Das machte die Umsetzung für viele Unternehmen schwierig.

Seitdem hat sich technologisch einiges verändert: Die Anwendungen sind wesentlich benutzerfreundlicher und kosteneffizienter geworden. Cloud-Technologien, mobile Endgeräte und künstliche Intelligenz bieten heute viele Möglichkeiten, um Geschäftsprozesse zu digitalisieren und den Papierverbrauch zu reduzieren. Heute können Unternehmen nahezu alle Geschäftsprozesse papierlos abbilden: Von der Rechnungserstellung über die Vertragsverwaltung bis hin zum Dokumentenaustausch.

Im Grunde profitiert jedes Unternehmen, egal in welcher Branche, von der Digitalisierung seiner Büroprozesse. Damit sie sich das besser vorstellen können, haben wir einige Beispiele gesammelt: 

a) Rechtsanwaltskanzleien: Durch die Umstellung auf digitale Akten und elektronische Unterschriften können Rechtsanwälte Dokumente schneller bearbeiten, effizienter mit Mandanten kommunizieren und die Archivierung erleichtern.

b) Buchhaltungsdienstleister: Durch den Einsatz von Buchhaltungssoftware und Cloud-Speicher können Buchhaltungsdienstleister die Abwicklung von Rechnungen, die Belegverwaltung und den Austausch von Finanzdokumenten optimieren.

c) Baubranche: Bauunternehmen können durch die Digitalisierung von Bauplänen, Verträgen und Bauberichten die Zusammenarbeit mit Auftragnehmern und Lieferanten verbessern sowie den Informationsfluss beschleunigen.

d) Gesundheitswesen: Krankenhäuser und Arztpraxen können Patientenakten digital verwalten, medizinische Bilder elektronisch archivieren und die Kommunikation zwischen verschiedenen Abteilungen erleichtern.

Ganz konkret umfasst das papierlose Büro folgende Lösungen:

• Dokumentenmanagement-Systeme: Mit Systemen wie Microsoft 365 und Microsoft SharePoint können Unternehmen ihre Dokumente elektronisch speichern, organisieren und durchsuchen. 
• Cloud-Speicherlösungen: Durch die Nutzung von Cloud-Diensten wie Microsoft Azure und Amazon Web Services können Dokumente sicher gespeichert und von überall aus zugänglich gemacht werden.
• Elektronische Unterschrifts-Lösungen: Mit Anwendungen wie Adobe Sign oder DocuSign können Unternehmen auf digitale Unterschriften umstellen und so Verträge und Genehmigungen papierlos bearbeiten.
• Collaboration-Tools: Online-Plattformen und Tools wie Microsoft Teams ermöglichen eine effiziente Zusammenarbeit, den Austausch von Dateien und die Kommunikation in Echtzeit.

Mittlerweile gibt es viele Anbieter, die unterschiedliche Lösungen für ein papierloses Büro anbieten. Wir empfehlen SafeDocuments als Cloud-basiertes Dokumentenmanagementsystem.  Damit kann der/die Buchhalter:in dank automatischer Indexierung von Ein- und Ausgangsbelegen alle Belege schnell und einfach suchen. Das System ist außerdem revisionssicher und hält gesetzliche Anforderungen ein.

Auch Microsoft bietet zahlreiche Lösungen an, die Sie für Ihr papierloses Büro effizient einsetzen können. Die Office Suite von Microsoft umfasst zum Beispiel Anwendungen wie Word, Excel und PowerPoint. Damit können Sie Dokumente, Tabellen und Präsentationen digital erstellen und im Team bearbeiten. Microsoft Outlook hilft Ihnen, Ihre E-Mails zu organisieren, Termine zu planen und Aufgaben zu verwalten. Sie können auch Dateien an E-Mails anhängen und über Outlook auf OneDrive zugreifen. An die Datensicherheit ist dabei auch gedacht: Ihre Dokumente können sogar dreifach gesichert werden.

Das lange Suchen in Aktenordnern hat ein Ende: Unternehmen, die eine digitale Dokumentenverwaltung einführen, verkürzen die Bearbeitungszeit von Dokumenten laut Xerox um bis zu 70%.

Aber das ist noch lange nicht alles. Wir haben für Sie noch fünf weitere Vorteile gesammelt, die für das papierlose Büro sprechen.

1. Kostenersparnis

Durch die Reduzierung von Papier-, Druck- und Speicherkosten können Unternehmen erhebliche Einsparungen erzielen. Laut IDC können Sie ohne Papier und mit dem Einsatz digitaler Technologien bis zu 40% Ihrer Druckkosten sparen. Die AOK hat außerdem herausgefunden, dass Sie mit digitalen Personalakten Ihre Kosten für Dokumentenverwaltung sogar um bis zu 60% senken können.

2. Effizienzsteigerung bei gemeinsamen Projekten 

Im papierlosen Büro können Dokumente schnell erstellt, bearbeitet und geteilt werden. Das bedeutet, dass Informationen in Echtzeit verfügbar sind und Mitarbeiter effizienter arbeiten können. Zum Beispiel kann ein Projektteam dank elektronischer Workflows und gemeinsamer Online-Dokumente schneller zusammenarbeiten und Projektziele schneller erreichen. 

3. Verbesserte Zusammenarbeit von Teams

Digitale Tools und Lösungen ermöglichen eine nahtlose Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern, unabhängig von Standorten oder Zeitzonen. Das bedeutet, dass Teams effektiv kommunizieren, Ideen austauschen und gemeinsam an Dokumenten arbeiten können, ohne auf physische Meetings angewiesen zu sein. Ihre Mitarbeitenden sind zufriedener. 

4. Höhere Datensicherheit durch Passwortsicherheit

Digitale Dokumente können mit Verschlüsselung und Zugriffsbeschränkungen besser geschützt werden als physische Papiere. Das bedeutet, dass vertrauliche Informationen sicherer sind und das Risiko von Datenverlust oder unbefugtem Zugriff minimiert wird. Mitarbeiter können beispielsweise sensible Kundeninformationen in einem sicheren, passwortgeschützten elektronischen System speichern.

5. Reduzierung Ihres CO2-Fußabdrucks durch Papiereinsparung

Laut WWF werden allein in Deutschland jährlich ca. 800.000 Tonnen Papier verbraucht. Das entspricht einem Wald in der Grüße von etwa 55.000 Fußballfeldern. Wenn Sie im Büroalltag auf Papier verzichten, reduziert das den Holzverbrauch, die Energiekosten für die Papierherstellung und jede Menge Abfall. Und so können Sie als Unternehmer:in einen positiven Beitrag zum Umweltschutz leisten. Indem Sie Dokumente digital erstellen, speichern und teilen, schonen Sie Ressourcen und verringern Ihren ökologischen Fußabdruck.

Und damit sind wir schon beim Punkt: Es reicht für Unternehmer:innen heutzutage nicht mehr, nur den Faktor Wirtschaftlichkeit zu betrachten. Nachhaltigkeit ist das Gebot der Stunde. Durch nachhaltige Geschäftspraktiken können Unternehmen Kosten sparen, neue Märkte erschließen und ihr Image verbessern.

Vor allem die Digitalisierung ist ein echter Nachhaltigkeitsbooster. Wieso? Sie reduziert zum Beispiel den Ressourcenverbrauch. Und genau hier setzt das papierlose Büro an. Schauen wir uns einmal genauer an, wie sich die Reduktion des Papierverbrauchs auf die Umwelt auswirkt.

1. Schonung natürlicher Ressourcen:

Bei der Papierherstellung werden natürliche Ressourcen wie Holz, Wasser und Energie verbraucht. Und genau die sparen Sie ein, wenn Sie im Büro auf Papier verzichten: Es werden zum Beispiel weniger Bäume gefällt. Das trägt zur Erhaltung der Waldgebiete bei. Wieso ist das relevant? Wälder spielen eine wichtige Rolle bei der Kohlenstoffbindung und dem Erhalt der Artenvielfalt. 

Wussten Sie außerdem, dass nach Berechnungen von Ökopol für die Herstellung von 1 Tonne Papier etwa 26.000 Liter Wasser benötigt werden? Durch die chemische Aufbereitung des Papiers mit zum Beispiel Bleichmittel wird das Wasser zusätzlich verschmutzt. 

2. Weniger Emissionen: 

Produktion, Transport und Entsorgung: Die Papierherstellung ist mit schädlichen Emissionen verbunden, darunter Treibhausgase wie Kohlendioxid und Methan. Weniger Papierverbrauch führt zu einer Reduzierung dieser Emissionen. Darüber hinaus werden bei der Entsorgung von Altpapier oft Verbrennungsprozesse eingesetzt, die ebenfalls Emissionen erzeugen. Ein papierloses Büro trägt dazu bei, diese Emissionen zu minimieren.

3. Abfallreduzierung: 

Ein papierloses Büro produziert weniger Abfall, der entsorgt oder recycelt werden muss. Wenn Sie also Geschäftsprozesse digitalisieren und die Ausdrucke vermeiden, können Sie Ihren Beitrag zur Abfallreduzierung leisten. So werden Deponieraum und Ressourcen geschont, die für das Recycling von Papier benötigt werden.

4. Energieeinsparung: 

Herstellung, Verpackung und Transport von Papier verbraucht sogenannte graue Energie. In einer herkömmlichen Packung Frischfaserpapier mit 500 Blatt stecken laut dem Nachhaltigkeitsrechner der Initiative pro Recyclingpapier 32,43 kWH. Damit könnte man: 

• 13,5 Tage lang mit einem LED-Fernseher fernsehen
• 2270 Tassen Kaffee kochen
• 67,6 Tage lang aktiv an einem Laptop arbeiten

Überlegen Sie mal, wie viele Packungen Druckerpapier Sie pro Jahr verbrauchen. Diese Energie sparen Sie ein, wenn Sie im Büro komplett auf Papier verzichten.

JobRouter 

Mit der Digitalisierungsplattform können Sie ganz leicht alle unternehmensbezogenen Prozesse digitalisieren und automatisieren. Der Vorteil von JobRouter ist seine Umfänglichkeit: Sie können auch alle wichtigen Dokumente und Daten mit dem System synchronisieren. Prozesse wie Rechnungserstellung, Mitarbeitenden-Einstellung, Verwaltung von Urlaubsanträgen oder Leistungsbeurteilung laufen so komplett digital ab und sparen Ihnen viel Zeit. Sie müssen nicht mehr von Mitarbeitendem zu Mitarbeitendem laufen, um Dokumente unterschreiben zu lassen.

PowerAutomate 

Der cloudbasierte Dienst von Microsoft optimiert Ihre Workflows zwischen verschiedenen Anwendungen und Diensten. Sie können z. B. Genehmigungsflows für Dokumente erstellen, um Rechnungen, Arbeitsaufträge und Verkaufsangebote zu genehmigen. Auch im HR-Bereich hilft das Tool Ihre Prozesse schlanker zu gestalten: Sie können Genehmigungsflows für Prozesse erstellen, mit denen Urlaubsanträge, Überstunden oder Dienstreisen genehmigt werden. Genehmigende bekommen Anfragen ganz bequem in ihren Mail-Posteingang und können darauf entweder direkt über Ihren E-Mail-Posteingang, das Genehmigungscenter in Power Automate oder die Power Automate App antworten.