Outlook ist in fast jedem Unternehmen das zentrale Tool für E-Mail und Kalender. Jetzt ersetzt Microsoft nach und nach die klassische Desktop-App durch eine neue Version – „Outlook New“. Früher oder später muss jeder wechseln.

Mit Outlook New verfolgt Microsoft einen klaren Kurs: Alles soll cloud-basiert, moderner und einheitlicher werden. Die neue Version bringt nicht nur ein frisches Design, sondern auch tiefere Integration mit Microsoft 365, mehr Automatisierung und verbesserte Sicherheit.

Wichtig zu verstehen: Das neue Outlook ist kein optionales Add-on. Microsoft ersetzt nach und nach die klassische Variante. In manchen Umgebungen ist Outlook New bereits standardmäßig aktiv, in anderen wird es Schritt für Schritt ausgerollt.

Die wichtigsten Vorteile im Überblick

• Einheitliches Arbeiten: E-Mails, Termine und Teams laufen in einem modernen Interface zusammen.

• KI-Unterstützung: Smarte Vorschläge für Termine, Mails und Aufgaben sparen Zeit.

• Mehr Sicherheit: Phishing-Schutz und Compliance-Funktionen entlasten die IT.

• Cloud-Optimierung: Ideal für mobiles und hybrides Arbeiten.

• Modernes Design: Geräteübergreifend gleiches Layout – weniger Schulungsaufwand.

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Herausforderungen & mögliche Stolperfallen

So praktisch die Neuerungen sind: Für manche Unternehmen können sie auch Probleme bringen.

• Add-ins und Schnittstellen: Ältere Erweiterungen (z. B. COM-Add-ins) funktionieren nicht mehr wie gewohnt. Das betrifft z. B. DATEV-Schnittstellen oder ERP-Tools.

• Externe Tools notwendig: Einige gewohnte Funktionen setzen Zusatzsoftware oder Updates der Fachanwendungen voraus.

• Keine Ausweichmöglichkeit: Microsoft ersetzt die alte Version – Unternehmen müssen mitziehen. Wer den Wechsel ignoriert, riskiert Ausfälle.

Unser Tipp: Frühzeitig mit Softwareherstellern sprechen, ob deren Lösungen für Outlook New freigegeben sind.

Unsere Checkliste für eine problemlose Umstellung

Microsoft rollt das neue Outlook Stück für Stück aus – eine Rückkehr wird bald nicht mehr möglich sein. Umso wichtiger ist es, den Wechsel proaktiv anzugehen. Das bedeutet konkret:

• Mach eine Bestandsaufnahme: Welche Add-ins, Schnittstellen und Tools nutzt dein Unternehmen aktuell in Outlook?

• Kläre die Kompatibilität: Fragt bei euren Softwareherstellern nach – vor allem bei Buchhaltung, ERP & Co.

• Nutze den Umstieg als Chance: Prüfe, ob du alte Prozesse vereinfachen oder Tools ersetzen kannst. Oft bringt der Wechsel mehr Effizienz, wenn man ihn aktiv gestaltet.

Fazit

Outlook New ist keine kleine kosmetische Änderung, sondern ein strategischer Wechsel von Microsoft. Für dein Unternehmen bedeutet das: Vorteile wie KI-Unterstützung, moderne Oberfläche und bessere Sicherheit – aber auch die Pflicht, bestehende Systeme auf den Prüfstand zu stellen.

Wer den Umstieg verschläft, läuft Gefahr, dass zentrale Anwendungen plötzlich nicht mehr reibungslos funktionieren. Wer rechtzeitig handelt, sichert dagegen Stabilität und kann die neuen Funktionen produktiv nutzen.

Du willst sicherstellen, dass dein Unternehmen beim Umstieg auf Outlook New keine bösen Überraschungen erlebt? Wir unterstützen dich dabei.

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