Vorteile einer Cloud-Lösung für Unternehmen: Erfolgreiches mobiles Arbeiten mit Microsoft Office

53 Prozent der mittelständischen Unternehmen in Deutschland stufen laut dem "Digitalisierungsindex Mittelstand" die digitale Transformation als wichtig oder sehr wichtig ein. Und trotzdem sind noch immer 47 Prozent der Meinung, dass die Digitalisierung für ihr Geschäft keine oder nur eine geringe Rolle spielt. Spätestens die Corona-Pandemie hat aber gezeigt, dass digitale Lösungen und mobiles Arbeiten immer wichtiger werden, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

In diesem Artikel wollen wir deshalb zeigen, wie die Cloud-Lösungen für Unternehmen von Microsoft Office Sie dabei unterstützen können, flexibles Arbeiten für Ihre Mitarbeitenden zu ermöglichen.

1. Warum eine Cloud-Lösung für Unternehmen sinnvoll ist
2. Mobiles Arbeiten als entscheidender Wettbewerbsvorteil
3. Microsoft Office als Cloud-Lösung für Unternehmen
4. Welche Microsoft Office Cloud-Anwendung passt zu mir?
5. Cloud-Anwendungen für Unternehmen in der Praxis: Das bringt Ihnen der Umzug in die Cloud im Arbeitsalltag
6. So setzen unsere Kund:innen Cloud-Anwendungen in ihrem Unternehmen ein
7. In diesen 6 einfachen Schritten bringen Sie Ihr Unternehmen in die Cloud

Als Geschäftsführer:in eines mittelständischen Unternehmens kennst du das sicher: Du willst möglichst effizient arbeiten, damit deine Mitarbeitenden und Kunden zufrieden sind, die (finanziellen) Ressourcen sind aber begrenzt. Genau hier kann eine Cloud-Lösung Abhilfe schaffen. Denn Cloud-Anwendungen bieten zahlreiche Vorteile für KMU, wie beispielsweise:

• Kosteneffizienz: Statt teure eigene Server und IT-Infrastruktur anschaffen zu müssen, können Sie mit einer Cloud-Lösung Kosten sparen und haben dank flexibler monatlicher Abrechnungsmodelle die volle Kontrolle. Sie zahlen nur für tatsächlich genutzte Ressourcen. 
• Flexibilität: Cloud-Anwendungen bieten Ihnen die Möglichkeit, ihre IT-Infrastruktur flexibel an die Anforderungen anzupassen. Das bedeutet, dass Sie schnell und einfach zusätzliche Kapazitäten hinzufügen oder reduzieren können, je nachdem, wie sich Ihre Geschäftsbedingungen ändern.
• Skalierbarkeit: Neue Mitarbeitende, schnell wachsender Kundenstamm, zusätzlicher Standort? Kein Problem. Cloud-Lösungen können einfach und schnell angepasst werden, um auf Änderungen in der Unternehmensgröße oder -struktur zu reagieren.
• Sicherheit: Cloud-Anwendungen bieten oft höhere Sicherheitsstandards als lokale IT-Infrastrukturen, da Cloud-Anbieter über bessere Sicherheitssysteme und Expert:innen verfügen, die sich um die Datensicherheit und den Datenschutz kümmern.
• Mobilität: Cloud-Anwendungen ermöglichen es Mitarbeitern, von überall aus auf ihre Daten und Anwendungen zuzugreifen, solange eine Internetverbindung besteht. Dadurch können Sie Ihre Mitarbeitenden flexibler einsetzen. Und das weiß Ihre Belegschaft zu schätzen.

Mobiles Arbeiten spielt mittlerweile eine entscheidende Rolle, um Mitarbeitende zu gewinnen und langfristig zu binden. Eine Cloud-Lösung für Unternehmen kann hierbei unterstützen.

Wieso? Das sind die wichtigsten Punkte:

• Zugriff von überall: Mit einer Cloud-Lösung können Mitarbeitende von überall aus auf Dokumente und Anwendungen zugreifen. Das ermöglicht eine höhere Flexibilität und eine bessere Work-Life-Balance.
• Zusammenarbeit: Cloud-Lösungen bieten die Möglichkeit, nahtlos mit Kollegen zusammenzuarbeiten, auch wenn diese an unterschiedlichen Standorten arbeiten. So können Projekte effizienter umgesetzt werden.
• Mehr Effizienz durch Automatisierung: Tippfehler in der Rechnung waren gestern. Mit Cloud-Anwendungen können Sie Prozesse wie Rechnungserstellung, Produktionsplanung, Dokumentenmanagement und Bestell- und Lieferungsplanung automatisieren. Das spart Zeit und Geld.

Microsoft Office 365 ist eine Suite von Anwendungen, die speziell für Unternehmen entwickelt wurde. Wir empfehlen unseren Kund:innen vor allem die Cloud-Version von Microsoft Office 365, weil sie viele Vorteile bietet:

• Schnell integriert: Microsoft Office 365 Cloud kann einfach in bestehende Systeme integriert werden, was den Umstieg auf eine Cloud-Lösung erleichtert.
• Zugriff von verschiedenen Geräten: Mit Microsoft Office 365 Cloud können Mitarbeiter von verschiedenen Geräten aus auf die Anwendungen zugreifen, was das mobile Arbeiten erleichtert.
• Automatische Updates: Microsoft Office 365 Cloud wird automatisch auf dem neuesten Stand gehalten, sodass Unternehmen immer mit der aktuellsten Version arbeiten können.

Mix & Match: Der größte Vorteil von Microsoft Office und Microsoft Azure ist die Individualisierbarkeit. Sie können die Anwendungen ganz gezielt nach dem aktuellen Bedarf in Ihrem Unternehmen zusammenstellen und wenn nötig immer wieder anpassen. Wir stellen Ihnen einmal ein paar der wichtigsten Anwendungen vor. (Diese Liste ersetzt aber kein ausführliches Beratungsgespräch: Eine genaue Bedarfsanalyse von bitfire ist die wichtigste Grundlage, damit Ihr Unternehmen beim Umzug in die Cloud sein volles Potenzial ausschöpfen kann. Wenden Sie sich gerne ganz unverbindlich an unsere Experten, wenn Sie sich ein maßgeschneidertes IT-Konzept wünschen.

Dieser Cloud-Speicherdienst bietet Unternehmen die Möglichkeit, Dateien online zu speichern, zu synchronisieren und freizugeben. OneDrive ist besonders nützlich für KMUs, die eine einfache Möglichkeit benötigen, um Dateien mit ihren Mitarbeitern zu teilen und auf diese zuzugreifen. Da OneDrive in Microsoft 365 integriert ist, können Benutzer auf ihre Dateien von fast jedem Gerät aus zugreifen.

Teams ist eine integrierte Kommunikationsplattform, die die Zusammenarbeit und Kommunikation innerhalb von Teams und Unternehmen vereinfacht. Teams ermöglicht die nahtlose Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern, unabhängig davon, wo sie sich befinden, und bietet eine Vielzahl von Funktionen wie Chat, Audio- und Videokonferenzen sowie gemeinsames Arbeiten an Dokumenten.

SharePoint ist ein leistungsstarkes Content-Management-System, das es Unternehmen ermöglicht, Inhalte wie Dokumente, Listen und Datenbanken sicher zu speichern und gemeinsam zu nutzen. Mit SharePoint können Unternehmen auch interne Websites und Portale erstellen, um den Mitarbeitern den Zugriff auf wichtige Ressourcen und Informationen zu erleichtern.

Die Power Platform von Microsoft ist eine Kombination aus drei verschiedenen Cloud-Diensten: Power Apps, Power BI und Power Automate. Power Apps ermöglicht es Unternehmen, schnell und einfach individuelle Apps zu erstellen, die speziell auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind. Power BI ist eine Business-Intelligence-Plattform, die Unternehmen dabei unterstützt, wichtige Geschäftsdaten zu analysieren und zu visualisieren. Power Automate ermöglicht es Unternehmen, manuelle Aufgaben und Prozesse zu automatisieren, um die Effizienz zu steigern und die Arbeitsbelastung zu reduzieren.

Dynamics 365 ist eine Cloud-basierte Enterprise-Resource-Planning (ERP)- und Customer-Relationship-Management (CRM)-Plattform, die es Unternehmen ermöglicht, ihre Geschäftsprozesse zu verwalten und zu automatisieren. Mit Dynamics 365 können Unternehmen beispielsweise Finanzen, Vertrieb, Kundenservice und Personalmanagement auf einer Plattform vereinen.

Fällt es Ihnen schwer, sich den ganz konkreten Nutzen von Cloud-Anwendungen in der Praxis vorzustellen? Wir haben für Sie ein paar Beispiele gesammelt:

Vergessene Hefte unter der Schulbank sind mit Cloud-Lösungen kein Problem mehr. Mit Diensten wie Microsoft OneDrive können Lehrer:innen und Schüler:innen einfach auf Dokumente zugreifen und gemeinsam an Projekten arbeiten, ohne dass diese physisch ausgetauscht werden müssen. Auch die Organisation von Stundenplänen und die Kommunikation mit Eltern kann durch die Nutzung von Cloud-Diensten optimiert werden. So können Eltern beispielsweise über die Cloud auf die Noten und den Fortschritt ihrer Kinder zugreifen.

In Dentallaboren kann die Nutzung von Cloud-Diensten und Microsoft Office ebenfalls einen großen Mehrwert bieten. Hier steht vor allem die Sicherheit sensibler Patient:innen-Daten im Fokus. Cloud-Dienste bieten eine hohe Sicherheit und stellen sicher, dass nur autorisierte Personen auf die Daten zugreifen können. Durch den sicheren Austausch von Scan- und Fräsdateien zwischen verschiedenen Standorten kann die Effizienz im Labor gesteigert werden. Es werden weniger und gleichzeitig  besser ausgelastete 3D-Scanner und Fräsmaschinen benötigt.

Auch in der Industrie können Cloud-Lösungen für Unternehmen wie Microsoft Azure einen großen Mehrwert bieten. So können zum Beispiel Produktionsdaten in Echtzeit in der Cloud gespeichert und von verschiedenen Abteilungen eingesehen werden. Auch die Zusammenarbeit mit externen Partnern und Zulieferern kann durch die Nutzung von Cloud-Diensten vereinfacht werden. Konstruktionszeichnungen und technische Spezifikationen können zentral in der Cloud gespeichert und sogar bearbeitet werden. Externe Partner und Zulieferer können dann darauf zugreifen, um die Produktion zu optimieren.

Als Finanzdienstleister mit 70 Mitarbeitenden berät die BSC GmbH seit 2003 Privatkunden in Investment-, Vorsorge- und Versicherungsfragen. Um das Unternehmen Profinanz technisch reibungslos in die Unternehmensgruppe zu integrieren, wurde die bitfire GmbH beauftragt. Das größte Problem war, dass die bisherigen Systeme für die Unternehmensgröße nicht mehr zeitgemäß waren.

 Deshalb lösten wir den alten Microsoft Exchange Server durch Microsoft 365 ab und führten alle notwendigen Zusatzdienste wie SharePoint und Teams ein. Wir führten außerdem eine zentral gesteuerte Email-Signatur für einheitliches Auftreten gegenüber Kunden und Geschäftspartnern ein. Auch gesetzliche Anforderungen mussten dabei erfüllt werden: Deshalb setzten wir eine revisionssichere Email-Archivierung um.

Die Umstellung auf die Cloud-Dienste von Microsoft 365 bringt für die BSC GmbH viele entscheidende Vorteile mit sich:

• höhere IT-Sicherheit und flexiblere Nutzung im Arbeitsalltag
• Dienste, Dateien, Emails und Informationen stehen jederzeit und überall abgesichert zur Verfügung
• Erhöhung der Datensicherheit durch Zwei-Faktor-Authentifizierung
• Einfache und effiziente Zusammenarbeit mit allen Mitarbeitern standortübergreifend, sowie mit Geschäftspartnern

Die K+S Gastro Konzept GmbH unterstützt als Full-Service-Dienstleister seit mehr als 22 Jahren Geschäftskunden bei der Umsetzung gastronomischer Projekte. Das Unternehmen wandte sich mit folgendem Problem an die bitfire Gmbh: Die K+S Gastro Konzept GmbH wickelt viele Kundenprojekte zusammen mit externen Partnern ab. Hier sollten die Zusammenarbeit und Kommunikation effizienter gestaltet werden. 

Deshalb migrierten wir das zuvor genutzte Kerio-Mailsystem zu Microsoft Office 365 und integrierten Anwendungen wie SharePoint und Teams. 

Und so wirkt sich die Umstellung für die K+S Gastro Konzept GmbH aus: 

• Einfache Zusammenarbeit mit internen und externen Mitarbeitern
• Kosteneinsparungen bei Server-Hardware und Wartung der Server

Damit Sie sich im Digitalisierungsdschungel nicht verlieren, haben wir einen funktionellen Fahrplan entwickelt. Und der sieht so aus: 

1. Bedarfsanalyse: Wir analysieren gemeinsam mit Ihnen den Bedarf an Cloud-Lösungen und legen fest, welche Anwendungen sinnvoll sind.
2. Planung: Wir planen die Integration der Cloud-Lösungen in die bestehende IT-Infrastruktur Ihres Unternehmens. An erster Stelle stehen hier Datensicherheit und Datenschutz.
3. Migration: Im nächsten Schritt erfolgt die Migration der Daten und Anwendungen in die Cloud. Wir sorgen dafür, dass alle relevanten Informationen übertragen werden und dabei keine Daten verloren gehen.
4. Schulung: Nach der Migration schulen wir Ihre Mitarbeitenden und erklären die neuen Anwendungen und Funktionen. 
5. Wartung und Support: Natürlich stehen wir Ihnen auch nach der erfolgreichen Integration als ständiger Ansprechpartner für Wartung und Support zur Verfügung. 

Sie sehen: Cloud-Lösungen für Unternehmen mit Microsoft Azure und Microsoft Office 365 sind ein wichtiger Baustein für erfolgreiches mobiles Arbeiten im Mittelstand. Die Vorteile liegen auf der Hand: Kosteneffizienz, Flexibilität, Skalierbarkeit, Sicherheit und die Möglichkeit zur nahtlosen Zusammenarbeit im Team. Durch die Nutzung von Cloud-Speicherlösungen wie OneDrive können zudem Daten sicher und zuverlässig gespeichert und geteilt werden. 

Mit unseren Produkten rund um mobiles Arbeiten und Cloud-Diensten sind wir Spezialisten für IT-Lösungen für den Mittelstand. Gerne unterstützen wir Sie bei der Umsetzung und Implementierung passender Lösungen, damit Sie die Digitalisierung im Unternehmen vorantreiben und wettbewerbsfähig bleiben. Kontaktieren Sie uns gleich ganz unverbindlich.